Durante los últimos seis meses he estado involucrada en el proceso de desarrollar un Toolkit, o kit de herramientas durante mi trabajo como parte del equipo de Community Works. En el sector del desarrollo social, las cajas de herramientas hacen referencia a un conjunto de información que se agrupa con el objetivo de ofrecer los lineamientos de mejores prácticas para orientar la implementación de un modelo o servicio. Contienen uno o más documentos que presentan los procedimientos y metodologías relacionadas con un enfoque específico, al igual que ejercicios prácticos, preguntas de reflexión o recomendaciones que pueden ser usadas como herramientas por los implementadores. Los kits de herramientas son útiles para organizaciones que estén expandiendo o escalando su modelo, sirviendo como una forma de transmitir información y orientar a quienes toman las decisiones o a los gerentes de programa. También sirve como una guía de entrenamiento o un libro de texto para los trabajadores de campo.

Durante este proceso he identificado dos ideas que quisiera compartir. La primera, cómo el conocimiento y experiencia de Community Works ha llevado a su equipo a desarrollar kits de herramientas como un arte. Al saber lo que tiene que hacer, Community Works tiene la capacidad de facilitar un proceso de consulta, no como un método que sigue pasos rígidos pero como una proceso artístico orientado a crear un documento como producto. Esto es similar al caso de un arquitecto que pasa por un proceso creativo con el objetivo de construir una estructura que tenga un diseño funcional.

Segundo, el proceso de desarrollo de un kit de herramientas tiene el poder de generar un resultado intangible y en algunos casos inesperado: el crecimiento y desarrollo de organizaciones y los actores involucrados. Además de crear documentos y materiales, el proceso en sí mismo opera como una plataforma para que las organizaciones puedan reflexionar y discutir, al igual que intercambiar experiencias e ideas. El desarrollo de una caja de herramientas sirve como un espejo- reflejando los vacíos, fortalezas y puntos acerca de los cuales se necesita tomar alguna decisión operativa. Aunque esto pueda ser confrontante, también sirve como una invitación para el desarrollo y crecimiento.

Los kits de herramientas como un arte

Abordar el desarrollo de los kits de herramientas como un arte reside en la habilidad de aprender las reglas primero. Por medio de la experiencia de crear estos kits, los miembros de Community Works han aprendido qué funciona mejor. Ejemplos de esto son: la importancia de hacer trabajo de campo y hablar con quienes ofrecen y reciben el servicio, pedir los documentos y materiales necesarios y saber cómo hacer las preguntas adecuadas. Una vez está claro cómo combinar estos elementos y cómo navegar océanos de información, la posibilidad de creación se intensifica. Con la experiencia, viene la habilidad de identificar patrones sin tratar de controlar la no-linealidad y otras características que requieren la mentalidad de un artista para abordar este proceso.

La no-linealidad del proceso, la diversidad de voces y de información, el lenguaje, al igual que el reto de encontrar un balance entre gráficas, imagines y texto, requiere más que seguir los pasos de una receta. Conectar los puntos y tejer los hilos no es solo el trabajo de un artista aislado o de Community Works por si solo, sino un proceso del que todos los actores involucrados hacen parte.

Kits de herramientas como un espejo

Entender el desarrollo de un kit de herramientas como un espejo nos permite entender su potencial. Estos kits son una oportunidad de aprendizaje ya que mediante un proceso de ‘contar la historia’, las fortalezas, vacíos e inconsistencias se hacen evidentes. Además de permitir a la organización materializar sus modelos, información y procedimientos para ser compartidos con otros, sirven como plataforma para el crecimiento interno.

¿Le ha pasado que cuando usted está contando una historia a otros se da cuenta de elementos de los que no se había dado cuenta antes?

Bueno, algo parecido pasa cuando estamos desarrollando los kits de herramientas. Aunque las cosas parezcan estar claras y definidas, emergen perspectivas divergentes o cosas que aún deben ser definidas. Además, este proceso puede traer voces de personas distintas de una misma organización que pueden no haber tenido un espacio compartido antes. Es por esto que los kits generan un ‘efecto espejo’ que puede generar incomodidad en la gente y los equipos involucrados, incluyendo a Community Works!

Fue sorprendente ver cómo este ‘efecto espejo’ trasciende la división de cliente/consultor y lo vuelve un proceso en el que todos están involucrados. En algunos casos Community Works hace preguntas o da recomendaciones que pueden contribuir al proceso del cliente. Sin embargo, en algunas ocasiones sucede en la otra dirección. Las preguntas y recomendaciones del cliente terminan enriqueciendo el contenido del kit de herramientas.

A pesar de la incomodidad temporal que el proceso pueda traer, la buena noticia es que por lo general ofrece una oportunidad para trabajar en estas situaciones. La urgencia de toma de decisiones que implica el desarrollo de un kit de herramientas, motiva a los actores involucrados a discutir, reflexionar y decidir qué comunicar en los documentos. Por ejemplo, algunos miembros de la organización-cliente pueden argumentar cómo organizaciones aliadas deberían seguir las mismas herramientas para recolectar datos, mientras otros proponen que esto es algo que los Gerentes de Proyecto deberían decidir. Durante el proceso de hacer un kit de herramientas esta divergencia puede ser evidente, y los miembros de una organización son motivados a tomar una decisión con el fin de presentar este tema de manera clara.

Participar en el proceso de desarrollo de un kit de herramientas ha sido una experiencia inspiradora, evidenciando la riqueza que implica el traer diferentes equipos y grupos de gente. Al final, el espejo que refleja dos lados evidencia el poder del diálogo entre dos individuos o grupos. Es a partir de esta interacción, cuestionamiento y reflejo que los vacíos y tensiones se identifican. Aunque el proceso pueda ser confrontante, también ofrece una posibilidad de crecimiento al abrir espacio para la discusión y negociación. También esto muestra cómo el diálogo sirve para navegar el caos y desorden para llegar a un diseño más claro, hermoso y funcional.

Una de las lecciones más grandes de esta experiencia fue mirar más allá de los materiales visibles, entendiendo cómo el proceso en sí mismo está lleno de riqueza y de valor.